Comment enregistrer une réunion ?
Vous vous apprêtez à enregistrer une réunion ? Découvrez dans cet article les étapes à suivre pour mener à bien votre projet.
Avant la réunion
Connaître l’objectif
Avant de démarrer votre réunion, il est important de connaître clairement les résultats escomptés.
Mettre en place un plan
Ainsi, vous devez bâtir un plan de la réunion, et lui donner un objectif bien défini.
Identifier le sujet
Vous devrez également déterminer le sujet principal ou le thème à aborder. Ensuite, concentrez-vous sur une question spécifique.
Communiquer aux participants
Une fois que vous aurez clairement défini les objectifs souhaités, assurez-vous que ces derniers soient communiqués aux participants. Ces derniers peuvent par la suite préparer leurs interventions comme il se doit.
Votre travail dans l’organisation et la préparation de la réunion sera facile si vous êtes bien ordonné. Cela permettra également aux participants d’identifier des domaines spécifiques qui méritent en profondeur, tout en restant centrés sur l’objectif général que vous visez.
Choisir le bon format d’une réunion
Une fois que vos objectifs de réunion ont été établis, vous pouvez alors décider si ce sera une réunion en ligne ou une réunion en présentiel. La technologie peut être d’une grande aide pour une réunion virtuelle. Sur ce modèle, vous pourrez utiliser Exanote pour retranscrire par la suite la réunion.
Préparer le matériel d’enregistrement
Une fois que la bonne méthode de formatage a été sélectionnée, vous pouvez préparer l’intégralité du matériel pour enregistrer la réunion. En fonction du format choisi, vous avez besoin d’un microphone et d’une caméra s’il s’agit de passer en direct.
L’utilisation d’un logiciel adéquat est essentielle pour capturer tout ce dont vous avez besoin. Il existe également la possibilité d’opter pour un système multimédia particulier. Ce dernier peut capturer audio, vidéo et contenus textuels.
Après avoir déterminé le matériel et les logiciels nécessaires, une présence physique ou à distance est requise afin de pouvoir enregistrer la réunion complète.
Choisir un prestataire de compte rendu de réunion
Après la réunion
Une fois que la réunion est terminée, il est nécessaire de diffuser, archiver et partager l’enregistrement. De cette façon, les membres impliqués dans le projet pourront avoir accès aux informations recueillies.
Calculer la durée de l’enregistrement
Il est important de calculer la durée de votre enregistrement pour qu’il soit plus simple à lire ultérieurement.
Partager l’enregistrement
Par ailleurs, vous pouvez envoyer un e-mail contenant un lien. Ce dernier permet à tous les participants d’y accéder à tout moment. Sinon, la diffusion sera plus rapide sur YouTube ou avec Dropbox.
Organiser une réunion peut être une tâche compliquée si vous ne suivez pas les bonnes étapes. Obtenez des résultats significatifs grâce à un système bien pensé.