Le traitement des données RGPD : étape-clé dans la mise en conformité des organismes
Le nouveau règlement européen en matière de traitement des données à caractère personnel implique pour les organismes, qu’il soient privés ou publics, de se conformer à une série de nouvelles exigences en la matière.
Ainsi, la CNIL, Commission nationale de l’informatique et des libertés, explique que toute opération, ou ensemble d’opérations, qui porte sur des données personnelles – et ce quel que soit le procédé utilisé, à savoir la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation ou bien la communication de ces données – doit être effectué en conformité avec de nouvelles exigences en matière de récolte et de sécurisation de ces informations.
Les étapes nécessaires au respect du RGPD
Le traitement des données RGPD implique de respecter six étapes essentielles, permettant aux organismes d’être en conformité avec les nouvelles contraintes dictées au niveau européen. Toute entreprise qui traite des données personnelles doit désormais :
- Désigner un pilote : le délégué à la protection des données (DPO), qui peut être interne ou externe à la structure, informe, conseille et contrôle.
- Cartographier les données : les entreprises doivent commencer par recenser de manière précise l’ensemble du processus de traitement des données personnelles, afin d’élaborer un registre des traitements permettant de faire le point.
- Prioriser les actions à mener : sur la base du registre élaboré par la cartographie des données, les organismes doivent prioriser les actions à mener afin de se conformer aux exigences actuelles et celles futures, en se concentrant sur la gestion des données dites sensibles.
- Gérer les risques : après avoir identifié les traitements de données susceptibles d’engendrer d’importants risques pour la vie privée des utilisateurs concernés, les sociétés doivent déployer, pour chacun de ces traitements à risques, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD).
- Organiser les processus internes : des procédures internes doivent être mises en place afin d’assurer un niveau optimum de protection des données personnelles. Ces processus internes doivent prendre en compte l’ensemble des évènements susceptibles de survenir durant le traitement (ex : les demandes d’accès à ces données, de rectification, de suppression et de transmission).
- Documenter la conformité : les organismes sont tenus de prouver leur mise en conformité avec le règlement européen, en constituant une documentation nécessaire. Ces documents, qui doivent prouver les actions déployées dans le traitement des données RGPD, seront mis à jour régulièrement afin d’assurer une protection continue des informations personnelles.
Contrôler la saisie de données personnelles sensibles
En amont de l’ensemble de ces étapes-clés permettant le traitement des données RGPD, il est essentiel de mettre en place des solutions permettant d’assurer un contrôle des zones à risques concernant directement la vie privée des utilisateurs. En effet, la grande majorité des applications intègrent des champs de saisie libre type “commentaires”. Ces espaces permettent aux auteurs de renseigner des informations relatives à un client ou bien à son dossier, peuvent concerner directement la vie privée des utilisateurs. Il est donc essentiel de mettre en place des solutions logicielles RGPD telles que celle présentée par le site https://donnees-rgpd.fr/rgpd-text-control/.
Le logiciel RGPD Text-Control, qui est compatible avec l’ensemble des applications (ERP, CRM, RH, etc), permet de contrôler les champs de saisie libre proposés par ces applications, afin d’éviter la transmission de données à caractère sensible, traitant notamment de la santé, des opinions politiques, de la sexualité, ou bien encore d’opinions subjectives ou de jugements de valeurs. Avec cette solution logicielle RGPD, les responsables de traitement des données personnelles sont en mesure de traiter convenablement ces informations, qui peuvent nuire à la conformité de leur entreprise avec la nouvelle réglementation européenne.